OneDrive & Sharepoint

OneDrive & Sharepoint sind in der Microsoft 365 Welt sehr zentrale Dienste, für den Zugriff und das Teilen von Dateien im Arbeitsalltag vereinfachen. Dabei erfüllen OneDrive und Sharepoint sehr ähnliche Funktionen, was zu Beginn ein bisschen verwirrent sein kann.

OneDrive#

OneDrive bietet einen Speicherort für persönliche Dateien. Hier sollten also Dateien gespeichert werden, welche ausschließlich von Ihnen selbst genutzt oder benötigt werden. Dateien die auch für andere Kollegen interessant sind, sollten stattdessen in einen Sharepoint.

OneDrive Software#

Die OneDrive Software ist auf jedem Windows Rechner bereits vorinstalliert ist. Dabei läuft die Software eher im Hintergrund kann aber über ein Icon mit einer kleinen grauen oder blauen Wolke in der Taskbar eingesehen werden.

• Grau = OneDrive ist nicht eingerichtet bzw. inaktiv

• Blau = OneDrive ist eingerichtet

SharePoint#

SharePoint bietet genauso wie OneDrive einen Speicherort für Dateien. Anders als OneDrive bietet SharePoint aber einen zentralen Speicherort für das gesamte Unternehmen, eine Abteilung oder ein Team.

SharePoint bietet die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche zentral zu steuern, was in der Verwaltung einige Vorteile bietet. Das heißt wir können als Ihr IT-Dienstleister beispielsweise zentral steuern, wer auf welchen Sharepoint Zugriff hat, damit z.B. nicht jeder die sensiblen Daten der Personalabteilung einsehen kann.

Arbeiten mit OneDrive & SharePoint#

Sobald OneDrive eingerichtet ist und ggf. auch Ihre SharePoints synchronisiert wurden, können Sie auf die Dateien aus der Cloud ganz einfacher über den File-Explorer zugreifen wie auf einen normalen Ordner auf Ihrem PC.

Dabei sollten Sie auf die Status-Icons achten, die Ihnen in Ihrem persönlichen OneDrive Ordner sowie den synchronisierten SharePoints angezeigt werden. Diese Status-Icons zeigen Ihnen, ob die Dateien sich in der Cloud befinden und erst noch heruntergeladen werden müssen oder ob sich die Datei bereits auf Ihrem PC befindet. Wenn eine Datei herunter oder nach dem Ändern hochgeladen wird, erkennen Sie dies anhand des Pfeile/Sync-Icons.

Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit#

Mit Microsoft 365 bzw. OneDrive & SharePoint, haben Sie die Möglichkeit in Echtzeit mit Ihren Kollegen gemeinsam in der selben Datei zu arbeiten. Das funktioniert mit den klassischen Office Anwendungen wie Word, Excel und Powerpoint.